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仕事のミスが絶対になくなる頭の使い方

日記 読書

宇都出雅己さんの「仕事のミスが絶対になくなる頭の使い方」を読みました。極めてクリアーです。この本では、仕事のミスを以下の4つにわけ、それぞれのミスが起こるメカニズムと、ミスを防ぐ基本対策を解説しています。
1)メモリーミス(忘れた! ) 、2 )アテンションミス(見落とした! )、3)コミュニケーションミス(伝わっていない! 聞いていない! )、4)ジャッジメントミス(判断を間違えた! )

あ~確かに。そして、通常ビジネスで言われている「良い習慣」について、脳科学的な根拠などを通じて判りやすく説明。とても説得力がありました。実践していきたいです。

1 メモリーミス
・どうやったら忘れないようになるか、ではなく、どうやったら忘れっぽい自分をカバーできるか。この発想の転換ができるかがカギです。
・メモの作法にこだわりを持ちすぎると、作法通りにいかないときにモチベーションが下がったり、無意味に行動に制約を加えてメモする手間がだんだん面倒になってくるものです。
・メモをするのはスライドには書いていない講師の話のなかで感心したことや、話を聞いているときに自分の仕事で活用できそうなアイデアをひらめいたときに限定するといいでしょう。
・もしあなたが上司に頼まれごとをされたときは、関連資料をとりあえず取り出して机の上に置いておくだけでも「メモ」になるということです。
・「記憶力がいい」と言われる人は、こういった「外部記憶補助」や「符号化」を(大抵の人は必要に迫られて)活用しています。あなたも意識的に「外部記憶補助」や「符号化」を使うことで、「記憶力がいいね」と言われるようになるのです。
棋譜を「一つの物語」として理解していることも記憶を楽にしている要因です。
・「じっくり読み」を1回するのではなく、「ざっくり読み」を複数回するのです。
・はじめて出会ったときに、いかに繰り返し名前を呼べるかが覚えるポイントです。
2 アテンションミス
・人が注意を払える対象は限られています。あるものに注意を払うと、ほかのものが見えなくなるのです。
・「気になる」「集中できない」という状態は、貴重な「腕」を使っているのです。
・一度手間をかけてチェックリストを作ってしまえば、それ以降は頭を使う必要がありません。仕事の効率はさらに上がるでしょう。いまの職場にそうしたチェックリストがないとしても、自分なりのチェックリストを作って日々の業務で活用することを強く推奨します。
・TO DOリストを作ってしまえば一つの仕事に取り掛かった瞬間から、リストに書かれたほかの仕事のことはいったん忘れていいのです。
・人は中途半端な状態のものほど意識に残ると言われています。これを「ザイガルニック効果」と呼びます。
・アテンションミスを減らすという目的であれば、中途半端な状態はできるだけなくすことが大事です。
・1年に1回でも半年に1回でもいいので、あなたが気になっていることややり残していることなどがあれば「未完了リスト」として紙に書き出し、完了予定日を設定して、片っ端から片づけてみてはどうでしょうか。
マルチタスクといっても、「注意」が限られている以上、実際にはシングルタスクを素早く切り替えているのにすぎません。
・自分でコントロールできる範囲でシングルタスク化をしないと、仕事の質は下がる一方です。
・シングルタスクのように一つのことに集中する究極の形が「ゾーン」や「フロー」と呼ばれているものです。人はゾーンに入ると一切の雑念が消え、自分の潜在能力を引き出しやすくなります。
・ゾーンに入るためにアスリートが行っていることとして注目されているのが「ルーチン」と呼ばれる、一連の決まった手順。
・「ゴールを決める」といった未確定の結果に注意を向けるのではなく「ルーチン」というすでに決められたプロセスに注意を向けることで、注意が散漫になることを防いでくれるということです。
・アテンションミスの主因となる外部刺激は、仕事をする場所を選ぶことで劇的に減らすことができるということです。
・アテンションをコントロールする必要がない環境を選んでしまえば、ワーキングメモリの負担はなくなり、楽に集中できます。
・あまりに静かな場所だと逆に小さな音でも目立って注意がそがれることがあります。  また静かすぎると心の中の思いに気づきやすくなり、注意をとられることもあります。
・カフェ独特の「ざわざわ」した環境音が注意を整えるのにはちょうどいいのです。
・耳では聞こえているけど、脳では聞こえていない状態
・ゾーンに入りやすい音楽の選び方のポイントは、先ほど解説したように少ない曲をリピートさせることです。できれば1曲がいいでしょう。
・仕事に対して「問い」を持つことです。
・問いは人の注意を一点に集中させることができます。
・ある事柄をより大きな事柄の一部として見ることを「チャンクアップ」と言います。
・チャンクダウンを上司に指示されなくても自分で行えるかどうかが重要
・自分がいま何をすべきなのかを明確に把握しているために、迷いなくゾーンに入ることができ、結果的に人より速く仕事を完遂しているだけなのです。
・与えられた仕事であっても難易度の調整はできます。
・自分がゾーンに入りやすい「適度な難易度」とはどれくらいのものなのかを知っておくだけです。
・タスクの切り替えが効率を下げることはすでに指摘したとおり。よって、いかにタスクの切り替えを早く行い、なおかつゾーンの状態を長く維持できるかが極めて重要になります。
3 コミュニケーションミス
・自分と相手が同じ情報(考え方や知識)を共有している場合は、脳の穴埋めはうまく作用します。
・言葉に出さなくてもある程度の意思疎通を図ることができる民族的特徴を持っています。これを「ハイコンテクスト文化」と言います。
・コミュニケーションミスは「相手の話をわかったつもりになった」ときに頻発します。
・いかに相手の記憶に意識を向けられるか、そして潜在記憶のズレを減らせるかが重要なのです。
・人は脳の補完機能があるため、すぐにわかったつもりになります。復唱によって自分がどこまでを理解して、どこから理解していないのか、はっきり認識することができるのです。
・仕事のスピードアップのためにさまざまなコミュニケーションツールを活用することはいいことです。しかし、相手に誤解される恐れがある場合や、相手の反応を見ながらではないとうまく伝えられない込み入った話などは、手間がかかっても電話なり対面での会話を心がけましょう。
・英語で言えば「答え」は「answer(アンサー)」、応えは「response(レスポンス)」です。
・事実関係のズレを正したいなら「答え」に注目していればいいですが、深いコミュニケーションをするには「応え」に注目することが欠かせません。
・沈黙には「答え」はありません。しかし、言葉を発しないという状態そのものが明確な「応え」なのです。
4 ジャッジメントミス
ジャッジメントミスをなくしたいなら「速い思考」が下す判断を、逐一「遅い思考」で検証するというプロセスが必要になります。
・われわれの判断は潜在記憶によって大きな影響を受けています。
・優れたセールスほど真っ先にお客様の評価基準を探ろうとします。というより、商談の大半をこのヒアリングに費やします。
・恐怖や不安を始め、感情が大きくなればなるほど、そこに注意が向いてしまってワーキングメモリに余裕がなくなり、結果的に「速い思考」だけが突っ走りがちになります。
・思考の前提をガラッと変えてみると、いままで気づかなかったことも考慮できるようになり、潜在記憶による思考の偏りを防ぐことができます。
・「速い思考」と潜在記憶が持つ性質により、われわれは放っておくと自信過剰になってしまう脳の特性があるからです。  自分の判断に沿った記憶だけが思い出されたり、都合のよい事実ばかりを集めてしまうという自己正当化もその一因ですが、それだけではありません。
・「速い思考」が「真実性の錯覚」なるものをもたらすのです。 「真実性の錯覚」とは、馴染み深いもの、見やすいもの、わかりやすいものを真実だと信じやすいという脳が勝手に犯す錯覚です。
・チームや組織が下す判断は、個人が下す判断と比べて多様な意見が出る可能性がある一方で、リーダーや声の大きい人の考えに引っぱられたり、政治力などの不合理性が介在する危険も抱えています。しかもいったんある方向に議論が流れ始めると「真実性の錯覚」の力も加わり、自信過剰がエスカレートしてしまうのです。
・「過ちに気づいたら、改めることを躊躇してはならない」 「過ちを犯しながら、改めないのが過ちである」 「小人は過ちを犯すと、必ず、取り繕う」
・潜在記憶の量と質を上げて直観を磨くことで、判断のスピードと質をともに向上させることが可能なのです。
・「ディープラーニング」は「直観」を鍛えているといっても過言ではないのです。
・「思考」というとあくまでもロジカルな、つまり言葉で論理立てて説明がつくものをイメージしがちですが、実際にはプロの知恵のうち、言葉や論理で置き換えられるものはほんの一部にすぎません。
・論理的に考えるだけではせっかくの膨大な経験を活用することはできません。
ジャッジメントマスターとは、何も100%の精度で物事を判断する人のことを指すのではありません。  脳の特性、自分の性格などをすべて加味しながらそのときの自分ができる最善と思われる選択肢を考え、たとえ未来がわからなくても失敗したときのリスクが許容範囲であれば勇気を持って決断をする。そして仮に失敗してもクヨクヨせずに即座にプランBを考え、行動に移すことができる。

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